Programa de reativação para pacientes ausentes

Iniciar um programa de reativação faz sentido no competitivo mercado odontológico de hoje.

Qualquer um de seus pacientes que não tenha sido atendido por 18 meses ou mais pode estar a caminho de se tornar um ex- paciente. Mesmo que você tenha atualmente uma abundância de novos pacientes aparecendo em sua clínica, iniciar um programa de reativação faz sentido no competitivo mercado odontológico de hoje. Siga este processo:

1. Comece identificando os pacientes inativos

Se você não rastreou pacientes em atraso, oriente sua equipe a revisar e classificar todos os registros de pacientes, criando um banco de dados daqueles que não compareceram ao consultório por 18 a 36 meses (qualquer paciente ausente por mais de três anos, o retorno é altamente improvável). Para evitar a procrastinação, estabeleça um prazo de 30 dias para realizar esta etapa.

2. Considere oferecer um incentivo para retornar

Esteja preparado para atrair pacientes de volta ao seu consultório com um exame médico “gratuito” ou verificação de higiene para ver se algum problema de saúde bucal se desenvolveu desde a última consulta. Trabalhadas em vagas em sua agenda, essas consultas custarão pouco ou nada, mostrarão que você se importa e, esperançosamente, reiniciarão as relações paciente / clínica. Se você estiver hesitante em fazer tal oferta, tente reativar pacientes sem ela e, se os resultados forem decepcionantes, adicione o incentivo.

3. Faça ligações telefônicas programadas para pacientes inativos

Escreva um roteiro que inclua pontos-chave da mensagem – preocupação com a saúde bucal do paciente, disponibilidade de horários de consultas, incentivo oferecido (se apropriado), atualização das informações de contato etc. – e treine a equipe para usá-lo adequadamente. Separe blocos de tempo quando as chamadas de reativação devem ser feitas e estabeleça cotas para quantas chamadas cada membro da equipe deve fazer a cada semana. Ligue para números de telefone celular quando possível. Se os pacientes não forem alcançados, continue o acompanhamento por três semanas.

4. Envie e-mails ou mensagens por whatpara aqueles que não são contatados por telefone

Prepare mensagens padronizadas, usando muitos dos mesmos pontos feitos no script do telefone, para enviar aos pacientes que você não pode contatar por telefone. Os pacientes que não respondem aos e-mails ou mensagens resultantes provavelmente devem ser removidos da sua lista de pacientes ativos.

5. Quando os pacientes reativados retornarem, cumprimente-os com entusiasmo

Em suas reuniões de negócios diárias, alerte a equipe sobre o retorno de pacientes para que todos possam fazê-los se sentir bem-vindos e, assim, aumentar a probabilidade de reacender o relacionamento.

Este programa de reativação acabará por aumentar a produção de forma econômica e fortalecer a base da prática para estabilidade e crescimento futuros.