5 maneiras de corrigir seu cronograma de prática odontológica e aumentar a produção

A programação de uma prática muitas vezes pode causar as maiores dores de cabeça do dia. Quer entender isso? Aqui estão algumas dicas práticas para retomar o controle de sua agenda.

É hora de retomar o controle de sua agenda.

Em vez de guiá-lo para o cumprimento das metas diárias de produção, sua agenda nada mais é do que uma fonte de caos. Alguns dias você está correndo de paciente para paciente a uma velocidade vertiginosa apenas tentando acompanhar, enquanto outros dias esses cancelamentos de última hora e não comparecimento deixam você com buracos em sua agenda.

Sim, é hora de fazer algumas mudanças. Mas se você é como a maioria dos dentistas, provavelmente não tem ideia de por onde começar. É aí que eu entro. Aqui estão cinco dicas para ajudá-lo a corrigir sua programação, melhorar seus números de produção e aumentar seus resultados.

1. Pare de depender apenas da pré-nomeação

Eu sei que marcou seis meses para os pacientes durante anos, mas essa prática desatualizada pode estar custando muito dinheiro em receita perdida, e isso significa que é hora de considerar uma nova abordagem.

Pense nisso. Quantos de seus pacientes realmente sabem o que estão fazendo daqui a seis meses, às 14h? Não muitos. Então, se eles agendarem uma consulta com você hoje, é provável que eles esqueçam ou algo mais importante apareça. Isso deixa você com buracos de última hora para preencher e perda de receita se você não puder preencher esses buracos.

Se isso não é ruim o suficiente, esse não é o único problema que a pré-nomeação pode causar. A pré-nomeação dá a ilusão de que sua agenda está cheia, então os novos pacientes que desejam agendar uma consulta não podem entrar por quatro, cinco ou até seis semanas, mesmo que muitos dos pacientes que já estão na agenda provavelmente cancelem ou não apareçam. Esses novos pacientes em potencial não querem esperar tanto tempo, então eles chamarão outras práticas até encontrarem alguém que possa vê-los mais cedo. E isso, é claro, custa dinheiro.

Agora eu entendo que você pode não estar pronto para desistir de pré-nomear completamente. Sugiro que você comece desenvolvendo um método híbrido. Isso deixará espaço em sua agenda para novos pacientes e pacientes prontos para avançar com o tratamento, o que reduzirá as consultas interrompidas e aumentará a produção de consultórios.

2. Considere a contratação de um coordenador de agendamento

Muitos dentistas dependem de vários membros da equipe para gerenciar o cronograma. O resultado? Dias caóticos cheios de tempos de procedimentos imprecisos, compromissos quebrados e reservas duplas. Isso não apenas custa dinheiro, mas também leva ao estresse, frustração e muito tempo perdido.

Eu recomendo contratar um coordenador de agendamento para gerenciar sua agenda. Esse importante membro da equipe deve entender a importância de programar seus dias para atingir as metas de produção, não apenas para mantê-lo ocupado. Dê a ele as ferramentas e o treinamento necessário para ter sucesso, incluindo uma descrição do trabalho e uma direção clara de você, o CEO da prática. Quando você capacita uma pessoa para gerenciar sua agenda, seus dias se tornarão mais simplificados e livres de estresse.

3. Confirme todas as consultas

Depois de contratar um coordenador de agendamento, treine a pessoa para confirmar cada compromisso com dois dias de antecedência. Pergunte aos pacientes sobre seu método preferido de comunicação, seja texto, e-mail ou telefonema. Outra dica? Peça ao seu coordenador de agendamento que desenvolva um plano para lidar com compromissos quebrados. Isso tornará os não comparecimentos muito menos estressantes e lhe dará uma chance melhor de preencher vagas de última hora.

4. Resista à tentação de agendar dias de sonho

Embora você possa adorar realizar o trabalho de coroa e ponte, não é uma boa ideia dizer ao seu coordenador de agendamento para bloquear um certo número desses compromissos todos os dias. Por que? Se você não tem pacientes suficientes para preencher esses espaços, você se prepara para muito tempo de inatividade, bem como perda de receita.

É importante determinar a demanda do paciente antes de bloquear seções de sua agenda para procedimentos específicos. Seja realista e baseie esse número em dados históricos, não no número que você deseja que sua prática possa alcançar.

Para chegar a esse número, calcule quantos procedimentos de coroa e ponte você concluiu nos últimos seis meses. Divida esse número pelo número de dias trabalhados para determinar quantos espaços você pode reservar.

5. Lembre-se de comunicar os tempos de procedimento

Diga ao seu coordenador de agendamento exatamente quanto tempo você e seu assistente precisam para cada procedimento. Não deixe que ele ou ela jogue o jogo de adivinhação ou você acabará com compromissos aleatórios de 60 minutos aqui e compromissos aleatórios de 90 minutos lá.

Uma vez que seu coordenador sabe os horários adequados, ele ou ela deve usar identificadores diferentes para marcar o procedimento na programação para você e seu assistente. Isso ajudará a garantir que você nunca seja reservado duas vezes e que tenha tempo suficiente para concluir todos os procedimentos.

Uma vez que seu coordenador sabe os horários adequados, ele ou ela deve usar identificadores diferentes para marcar o procedimento na programação para você e seu assistente. Isso ajudará a garantir que você nunca seja reservado duas vezes e que tenha tempo suficiente para concluir todos os procedimentos.