10 passos comprovados para reduzir cancelamentos e faltas em sua clínica odontológica

Nada pode desequilibrar uma clínica odontológica mais rápido do que cancelamentos e não comparecimentos. Aqui estão algumas dicas para reduzir o número de pacientes que fazem isso com você.

Quando se trata de reduzir os cancelamentos e não comparecimentos, existem protocolos semelhantes, mas diferentes, para novos pacientes, pacientes que devem ser recarregados, pacientes com reatendimento, pacientes agendados para operação e pacientes que interromperam sua consulta para cirurgia. Aqui estão 10 dicas que abordam todos os pacientes.

1. Converse com os pacientes

Apesar de toda a maravilhosa tecnologia disponível para as práticas odontológicas, o passo mais vital para manter o não comparecimento e os cancelamentos baixos é conversar com os pacientes enquanto eles estão na prática para garantir que eles sejam educados sobre os efeitos negativos em sua saúde bucal e geral se não avançarem com seu tratamento.

2. Atribua confirmação a um membro da equipe para prestação de contas

Esse membro da equipe deve ter excelentes habilidades de comunicação e ter seu ouvido "sintonizado" com a falta de frases de compromisso dos pacientes.

3. Descubra se os pacientes preferem ser contatados por mensagem, e-mail ou telefone

Enviar mensagens de texto é um método preferido, pelo menos para alguns, porém, se adapte pela forma preferida dos seus pacientes, para que assim você consiga ter um contato com eles.

4. Mantenha o cronograma básico para confirmar compromissos

Idealmente, isso é 3-3-1: três semanas, três dias e um dia, a menos que um paciente lhe diga de forma diferente.

5. Saiba que certos tipos de pacientes devem ser confirmados diretamente

Aqueles que já quebraram um compromisso anteriormente

Pacientes jovens; as pessoas mais velhas são muitas vezes mais confiáveis

Pacientes que usam algum plano do governo

Aqueles que não estão na prática há algum tempo

Pacientes internacionais, o que provavelmente se deve a uma barreira linguística

Um pai ou cônjuge que faz a nomeação para um filho adulto ou seu cônjuge

6. Tenha uma lista de chamadas curtas ativa

Isso permite que você preencha quaisquer buracos em sua programação.

7. Lembre-se de quando fazer o lembrete

Para uma consulta operatória, lembre o paciente um dia antes, a menos que a consulta seja marcada com bastante antecedência, caso em que é 3-3-1.

8. Acolha novos pacientes diretamente

Um chamado do dentista para receber novos pacientes na clínica é um gesto amigável que também servirá para reduzir o não comparecimento de novos pacientes.

9. Se um paciente não comparecer, ligue para ele imediatamente

Se você não chegar ao paciente, informe-o de que você tentará de volta em uma semana. Repita uma semana depois, se necessário. Se ainda não houver resposta, coloque-os em lembretes automáticos usando sua forma preferida de comunicação.

10. Use o julgamento para acompanhamento

Depois de um mês ou mais de alguém não responder, continue a fazer chamadas com base em seu conhecimento de um paciente sem se tornar desagradável ou parecer desesperado. Quantas chamadas você faz devem ser baseadas no que você sabe sobre um paciente. Você não deve ser rotineiro sobre a frequência com que você liga, ou seja, se você sabe que o paciente está fora do país por algumas semanas, está doente ou qualquer que seja o caso.