6 estratégias de retenção de pacientes odontológicos

Reter seus pacientes odontológicos pode ser mais importante do que adquirir novos pacientes. Deve haver sistemas sólidos para incentivar os pacientes a permanecerem com a prática.

Todo gerente de consultório odontológico sabe que reter os pacientes atuais é tão vital para o sucesso de um consultório quanto atrair novos pacientes em potencial da comunidade. Através da retenção, as práticas estabelecidas prosperam e crescem.

Mas isso não vem facilmente. Na verdade, a retenção de pacientes requer métodos estratégicos e um plano de ação. Permitir que a retenção aconteça por conta própria ou por acidente permitirá que os pacientes escorreguem pelas rachaduras e procurem atendimento odontológico em outro lugar.

É muito importante que os membros a se concentrarem na retenção. É mais fácil e mais rentável do que a aquisição de pacientes. Aqui vou compartilhar seis das principais estratégias de retenção de pacientes.

Conheça seus pacientes

Desenvolva um plano para ajudar os membros da equipe a lembrar dos pacientes e de suas situações pessoais. Por exemplo, tenha uma foto digital de cada paciente em arquivo e mantenha uma nota em seus prontuários sobre o que eles falaram durante a visita anterior. A Sra. Vanessa falou sobre o próximo casamento de seu filho? Pergunte a ela como foi. Lembrar-se de cada hóspede que entra em sua prática irá ajudá-los a se sentirem valorizados e apreciados porque você se lembrou deles (mesmo que você precisasse de um pouco de ajuda!).

Dê tempo aos pacientes com o dentista

O tempo do seu dentista é valioso, assim como o de todos no consultório. Mas a maioria dos pacientes quer ter aquele tempo individual que eles sentem que merecem com o médico. Quando eles não entendem, isso define um tom ao longo da prática como um todo de que eles não são tão importantes quanto a pessoa na sala ao lado.

Reserve alguns minutos ininterruptos para o dentista ficar cara a cara com seu paciente, onde ele não seja perturbado ou distraído. Mesmo que o paciente não esteja programado para ver o dentista naquele dia, organize um horário em que o médico possa aparecer rapidamente para dizer olá.

Reavalie as transferências do seu paciente

Muitos pacientes escapam pelas rachaduras quando as mensagens não são retransmitidas corretamente da equipe de back-office para a equipe de front office. Se um paciente ainda está considerando se deve ou não passar por um determinado procedimento, geralmente é aí que o elo quebrado na cadeia ocorrerá.

É aqui que a comunicação é fundamental. Use o nome do paciente durante a entrega a outra equipe e sempre reitere as necessidades do paciente ou o próximo protocolo de consulta com o próximo membro da equipe na frente do paciente, mesmo que o paciente esteja ciente de qual é esse plano. Você está subconscientemente reforçando aos pacientes o valor e a necessidade de seus próximos passos no atendimento.

Considere modificar suas políticas financeiras e protocolo de seguro

É vital ter um protocolo financeiro estabelecido para reduzir as cobranças e minimizar as contas vencidas. Mas se essas políticas estão desencorajando os pacientes de retornar ao seu consultório, você está dando um tiro no próprio pé. Para aliviar e minimizar o risco de perder pacientes à medida que os protocolos de rede ou coleta são modificados, é importante dar um passo atrás e olhar para as circunstâncias como se você fosse um paciente.

Há coisas que precisam mudar? Você precisa melhorar a maneira como comunica essas políticas com seus pacientes? Encontre uma maneira de explicar as coisas para que elas sejam fáceis de entender, mas ainda financeiramente benéficas para os pacientes que você atende. Ao fazer isso, você descobrirá que indivíduos informados poderão cumprir sua política financeira sem se retirar e ir a outro lugar para atendimento. A educação é fundamental, mas você tem que manter os olhos abertos durante todo o processo.

Abra a porta

Você não acreditaria em quantas práticas deixam as portas da frente de seus escritórios trancadas, mesmo que haja cinco minutos restantes durante a hora do almoço ou todos ainda estejam reunidos no amontoado da manhã. Na maioria dos casos, isso não é uma questão de segurança, mas sim uma maneira impessoal de dizer: "Desculpe, mas ainda não estamos prontos para trabalhar".

Destrave a porta e tenha uma pequena placa na mesa que diz: "Estaremos bem com você! Por favor, faça login" e permita que os pacientes entrem e se estabeleçam em seu próprio tempo. Ser tão rígido que as pessoas são deixadas do lado de fora dois minutos antes da abertura da clínica faz com que os pacientes se sintam mais preocupados com seus cartões de ponto do que com os pacientes que chegam para atendimento.

Seja pontual

As estratégias de agendamento são fundamentais quando se trata de fazer com que todos os pacientes se sintam confiantes o suficiente para confiar a você sua saúde bucal. Se você correr atrás todos os dias, não demorará muito para as pessoas perceberem. O mesmo pode ser dito para o tempo em que você é capaz de ver os pacientes de volta ao seu consultório para cuidados de acompanhamento. Se eles estão esperando de oito a nove semanas por uma consulta de tratamento após os exames, eles vão pensar que não é tão prioritário quanto a equipe fez parecer.

A retenção de pacientes é um processo contínuo que nunca termina e quase sempre tem espaço para melhorias. Siga estes seis passos para fazer grandes mudanças agora!

Adapado de: https://www.dentistryiq.com/front-office/patient-relations/article/16363631/6-dental-patient-retention-strategies